Votre boîte de réception est-elle devenue indomptable? Selon une nouvelle étude de la société anglaise Future Work Centre, ce ne serait pas le nombre de courriels, mais bien la gestion de notre boîte de réception qui augmenterait notre niveau de stress.

La recherche a été menée auprès de 2000 participants œuvrant dans divers secteurs et industries, dans des postes à différents degrés de responsabilité. Essentiellement, on leur demandait de décrire la gestion de leurs courriels et du stress qui en résultait.

La boulimie du courriel

Depuis sa création dans les années 70, le courriel poursuit son ascension en facilitant les communications asynchrones entre individus, en faisant fi des frontières, des fuseaux horaires. Du moins, c’est dans ce but qu’il a été conçu. Maintenant, on envoie des messages à des gens qui peuvent se trouver tout près de nous et parfois même dans la même pièce. Et bien sûr, tous les messages n’ont pas la même importance. Il en résulte donc un nombre exponentiel de courriels.

En 2014, l’étude mentionne qu’il y avait 2,5 milliards d’utilisateurs du courriel dans le monde. Nous sommes plus d’un milliard à écrire ou à consulter nos messages sur des appareils mobiles (on sera plus de deux milliards dans deux ans). Chaque jour, en moyenne, les adultes passent plus d’une heure à consulter, à écrire, à classer des courriels. Des 196,3 milliards de courriels échangés en 2014, 108 milliards étaient reliés au travail.

S’il y a tant de courriels, c’est que les avantages sont évidents : il s’agit d’une forme de communication écrite à laquelle on peut accéder quand bon nous semble. Contrairement à la communication orale, on peut la lire, la relire, l’imprimer, la retransmettre facilement. Un message peut être reçu rapidement, et il est facile de connaître l’heure d’envoi du message et l’adresse de l’expéditeur.

Pourquoi le courriel nous stresse-t-il?

Malgré son utilisation répandue, tant dans nos vies professionnelle que personnelle, il peut devenir une source majeure de frustration, d’anxiété et de perte de productivité, et ce, pour plusieurs raisons clairement expliquées dans le rapport de l’étude.

D’abord, il n’existe pas de normes établies entourant le courriel. Quel niveau de langage utiliser? Quelle forme doit prendre notre réponse? À quelle vitesse faut-il répondre? Cette absence de normes peut mener à des malentendus. Sans indicateurs non verbaux, avouons qu’il est plutôt facile de mal interpréter certains messages. Et la rapidité du mode de communication nous joue parfois des tours (souvent, on devrait réfléchir un peu plus à nos réponses).

Donc on envoie et on reçoit trop de messages, et on peut se sentir ensevelis sous l’avalanche de courriels. Cette perception de trop-plein mêlée à la constante interruption de notre travail peut résulter en stress.

Quels facteurs influencent notre perception du stress?

La technologie

La pression reliée aux courriels était beaucoup plus élevée chez les utilisateurs de Mac et d’iPhone que chez les utilisateurs de PC ou de téléphones Android, Windows ou BlackBerry. Pourquoi? L’étude ne le dit pas. Attention, ne pas lire que les produits Apple provoquent plus de stress, mais il reste que c’est une donnée intéressante qui mériterait qu’on s’y attarde davantage.

L’autre facteur technologique de stress concerne les notifications. L’étude a trouvé de fortes corrélations entre le nombre de notifications et le sentiment de pression relié aux courriels.

L’utilisation

Les participants qui laissaient leur boîte de réception ouverte toute la journée étaient plus enclins à ressentir de la pression. Et le volume de courriels reçus a joué un rôle dans le stress éprouvé, mais moins qu’on aurait pu le croire. C’est beaucoup plus le ton et le contenu des messages qui augmenteraient le stress que la réelle accumulation du nombre de messages. D’où l’importance du sens que l’on donne à un courriel.

Le moment que l’on choisit pour lire ses courriels pèse aussi dans la balance. Le fait de consulter ses messages au lever ou au coucher a été associé à plus de stress au cours de l’étude. Pourquoi? L’étude ne l’explique pas non plus. Les gens qui consultent souvent leurs messages travaillent-ils trop et sont-ils donc plus stressés que la moyenne? Ou est-ce le fait de les consulter autant qui cause du stress?

Autres facteurs

Si vous travaillez en marketing, en relations publiques ou dans les médias, vous risquez davantage de ressentir du stress relié aux courriels. Les jeunes en éprouvent également plus que les plus vieux, ce qui signifierait que le stress qui y est associé diminue avec l’âge. Même chose pour ceux qui ont plus de responsabilités. La pression semble accompagner le poste.

Cela dit, une donnée ressort du lot. Plus votre opinion quant aux courriels est positive, plus vous ressentez de stress. Sans doute parce que si vous avez une opinion positive par rapport aux courriels, vous les utilisez plus souvent.

Alors, on fait quoi?

Les résultats de l’étude indiquent qu’il faut changer ses habitudes pour faire baisser le stress relié aux courriels. Parmi les solutions suggérées :

*Ne pas laisser sa boîte de courriel ouverte toute la journée. En d’autres termes, choisissez le moment où vous consultez vos courriels au lieu de le faire chaque fois que vous recevez une notification.

*Déterminez les heures normales d’utilisation du courriel. Est-ce vraiment nécessaire de vérifier vos messages au saut du lit ou juste avant de vous endormir?

*Envoyez moins, envoyez mieux. On envoie habituellement beaucoup trop de messages autour d’un même sujet. Faisons l’effort de rendre nos courriels plus efficaces, et donc moins nombreux.

*Soyez le plus clair possible. Évitez les mauvaises interprétations en faisant des phrases complètes, en respectant le même ton que le message auquel vous répondez.

Source : radio canada